PARTES DE UNA MINUTA DE CONTRATO.

Cuando una empresa constructora o consultora se adjudica un proyecto, se realiza un contrato entre las dos partes concernientes, o sea entre la entidad Contratante y la entidad Contratista. El modelo de contrato viene dado en el pliego de condiciones[1]
que la parte Contratante elabora antes de realizar la licitación, este contrato se divide en dos partes importantes las cuales son: las condiciones generales del contrato y las condiciones particulares del contrato.


 

En la primera parte se hace mención a todo lo que está permitido y a lo que no está permitido por ambas partes, como por ejemplo subcontratos, la protocolización del contrato y otros.

En la segunda parte, se debe aclarar todas las responsabilidades que tiene el Contratista y el personal que está a su cargo; y en el caso del Contratante, todas las responsabilidades que tendrá a lo largo de la ejecución de la obra por medio de su representante que es el Supervisor de Obra, como se vio en un capítulo anterior.

A continuación, se verán a manera de resumen los criterios que se toman en cuenta en un contrato de obra:

CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO.

En las condiciones generales de un contrato, generalmente se considera lo siguiente:

  • Primeramente, se define los términos de mayor uso y/o importancia dentro de lo que será el Contrato, a fin de evitar discrepancias que dispersen responsabilidades de las distintas partes involucradas. Así por ejemplo, deberán definirse términos siguientes: Contratante, Supervisor, Contratista, Superintendente, Obras y Sitio de las Obras, Trabajos temporales, Adjudicación del Contrato, Ordenes de trabajo, etc.
  • Es también importante estipular los grados de responsabilidad respecto a los diseños, planos y otros documentos de construcción. Inclusive se deben establecer mecanismos de aprobación y entrega de los mismos, para evitar confusiones con planos no autorizados ó superados. Debe establecerse también la obligatoriedad de elaboración de planos "tal como se construyó" (Planos As Built).
  • Al margen de lo que se establezca en las Especificaciones Técnicas para la calidad de los materiales a emplear, deben indicarse, los criterios para las pruebas y exámenes de los mismos. Establecer quien corre el costo de las pruebas y los criterios para el retiro de los materiales rechazados o excedentarios.
  • Tanto en el sistema de pago por precios unitarios como el de la suma lazada, se hace necesario mediciones paralelas y periódicas de las obras, a medida que éstas se van ejecutando. Por tanto, se debe definir aquí, los mecanismos para dar valor contractual a estas mediciones y la metodología de pago de dichos avances parciales, los mismos que además de precisos para proteger el interés de ambas partes, serán ágiles para evitar perjuicios por paros en las obras.
  • Se establece también criterios para el pago de impuestos, devolución del anticipo si éste se hubiera dado, retención por garantías de buena ejecución y otros aspectos relacionados.
  • Dentro de este tema de trabajos imprevistos, es necesario establecer criterios para tratar variaciones de cantidades de obra, órdenes de cambio y valoración de las órdenes de cambio.
  • Es muy frecuente olvidar y hasta despreciar las previsiones para el seguro de las obras, primero porque se considera que el costo de estas pólizas incrementa sin ningún beneficio el valor de las obras y segundo por la falta de costumbre en nuestro medio para obtener este tipo de documentos. Sin embargo, cabe duda de que en esencia quien administra fondos públicos, necesita protegerlos con seguros de tipo adecuados. Como marco general se recomienda los siguientes:
    • Seguro general contra todo riesgo.
    • Seguro contra responsabilidad civil.
      • Seguro contra accidentes y lesiones de trabajadores.
  • Para efectos legales del Contrato, además de la fecha de inicio de las obras, es necesario establecer con precisión las fechas de recepción provisional y definitiva de las obras. La primera de estas define el tiempo realmente empleado en los trabajos y su relación con el plazo contractual, para el cálculo por eventuales multas por atrasos. El segundo define el fin del periodo de garantía y del Contrato mismo. Es necesario establecer aquí, los criterios que se han de adoptar para la aceptación de estas recepciones y los documentos que se deben elaborar con motivo de ellas, para darles valor legal dentro del Contrato.
  • Varios otros aspectos importantes a la hora de dirimir diferencias entre Propietario y Contratista deben ser estipulados en esta parte de las especificaciones. Entre estas podemos citar el cuidado de las obras, riesgos excluidos, acatamiento de leyes y reglamentos, limpieza del sitio y remoción de trabajos inadecuados.
  • Es también muy importante para la administración del Contrato, establecer la fecha de iniciación de obras y criterios para aceptar eventuales ampliaciones del plazo de conclusión. Este último tema es siempre uno de los más controvertidos en nuestro país, por lo que debe tenerse mucho cuidado con el mismo.
  • Para la eventualidad que el manejo del Contrato lleve a diferencias irreconciliables entre el Propietario y Contratista, deberá establecerse criterios para la aplicación de recursos legales por incumplimiento de obligaciones, Arbitraje y/o resolución del Contrato.
  • Se definirán los alcances y valor contractual del libro de Ordenes. Medidas para acelerar el avance de los trabajos y criterios para aceptar trabajos en horarios fuera de los normales.
  • Finalmente, en licitaciones internacionales, se debe establecer el idioma del Contrato y se definirán las leyes que regirán el Contrato.

CONDICIONES PARTICULARES DEL CONTRATO.

En las condiciones particulares de contrato se debe considerar lo siguiente:

  • Se deberá establecer el tratamiento de impuestos en la obra, y verificar si corresponde o no una eventual liberación y en que se basa esta.
  • Se debe establecer el cumplimiento de las leyes laborales.
  • Aún cuando las obras no estén localizadas en una zona muy alejada, es necesario aclarar, si el Propietario proveerá o no, facilidades de campamento y/o almacenaje para materiales.
  • Se deben acordar las condiciones en que se dará un anticipo, el modo y la forma de devolución del mismo deben ser claramente definidos.
  • Se deben indicar los parámetros para reajuste de precios y las excepciones que pudieran darse. En caso de que no se vayan a reconocer reajustes, establecerlo claramente.
  • Pueden hacerse también más aclaraciones respecto a seguros, forma de ser utilizados, beneficiarios del seguro, etc.
  • Deben señalarse con precisión las responsabilidades emergentes del replanteo y el cuidado de los puntos topográficos que se hubieran establecido.
  • Finalmente para el cómputo de plazos deberá establecerse los feriados legales que serán reconocidos.

Por otra parte, en la industria de la construcción, existen dos tipos de contratos que son los más importantes, y son la de ejecución de una obra, es decir, entre la entidad Contratante y el Contratista y también la de Supervisión de Obra, es decir, entre la entidad Contratante y una empresa consultora que es la que realiza la supervisión de determinada obra.

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