FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO.

De lo anteriormente expuesto se deduce que los factores que intervienen en la determinación de un programa de trabajo son muchos y de características diferentes dependiendo el tipo de obra, y si fuera el mismo tipo de obra también se toma en cuenta el tiempo de realización de la obra que es fijo. En otras palabras, el programa de trabajo no será el mismo si se trata, por ejemplo, de hacer una obra en el menor plazo posible o si se exige que su costo sea el menor posible.

Supongamos que se trata de una obra ejecutada por propuesta en la cual el plazo de ejecución está fijado, los costos deberán ser los mínimos posibles, tanto en la adquisición de equipos como de personal con el plazo dado, o por el contrario, se tendrá que elevar los costos para cumplir con el plazo especificado.

Generalmente, cuando se trata de programar una obra, se eligen dos o tres métodos de construcción para cada etapa de la obra basándose en la propia experiencia, en obras similares y en las especificaciones de la obra que se está realizando.

Se determinan los costos para cada una de las soluciones o programas de trabajo, las inversiones en equipo y los plazos de ejecución. Comparando los resultados obtenidos para las distintas soluciones, se elegirá una de ellas o una combinación de ellas como la más conveniente. Los cálculos de costos para las distintas soluciones mencionados anteriormente no se hacen con todo detalle, sino con vista a obtener resultados comparables entre si, ya que se trata solo de determinar, en forma rápida, cual es el método de trabajo más económico.

Elegido en definitiva el sistema de trabajo se repetirán los cálculos con todo detalle determinando además los materiales, operarios, equipos, etc., que se usaran en la operación y se confeccionara el plano de ubicación de la instalaciones, programa de avance y demás programas de detalle que completan el programa de trabajo y determinan como deben ser efectuada cada operación en la obra. A continuación se indica dichos programas.

 

PROGRAMA DE EQUIPO.

Este programa indica el tiempo de uso que tendrá el equipo, lo que justifica su adquisición o no. Sirve de base para determinar la inversión en equipos y repuestos, el tiempo de ocupación de los operadores, la fecha en que el equipo debe llegar a la faena, etc.

En la ejecución de la obra, los equipos que se utilizan son muchos, por ejemplo, dependiendo del tipo de obra, en el caso de un puente se utilizará un cargador frontal, un volquete, etc. Pero teniendo en cuenta la programación de trabajo del equipo, se tiene que considerar qué tiempo trabajará cada tipo de equipo. Por ejemplo, en el caso de un mejoramiento vial, en una primera instancia se utilizará equipo de excavación como ser una retroexcavadora, pero posteriormente se utilizará equipo de compactación como ser un rodillo vibrocompactador. Es otras palabras, se debe hacer una programación coherente de los equipos y evitar los tiempos muertos (Capítulo V), esto para aminorar los costos de la obra.

 

PROGRAMACIÓN DE PERSONAL.

Es necesario conocer el número de trabajadores que habrá en la obra. Es conveniente realizar un organigrama de personal de cómo se pretende enfrentar la ejecución de la obra, por especialidad el número que se necesitará mensualmente, así como del costo por especialidad. Este organigrama tiene especial importancia para juzgar la bondad del programa de trabajo y puede sugerir modificaciones que eviten el tener que contratar o despedir trabajadores varias veces. La contratación de personal especializado en un gran número pude ser difícil, y por lo tanto, obliga a bajar el promedio de preparación exigido.

El organigrama es una representación gráfica de las partes que componen una organización y que forman un todo único. Cuando numerosas personas deben trabajar juntas hay muchas oportunidades para que se produzcan malos entendidos y roces por falta de una determinación precisa de las funciones, responsabilidades, campos de acción de cada uno y líneas de comunicación. En el organigrama dichas responsabilidades y obligaciones quedan bien definidas, las líneas de comunicación son tanto horizontales como verticales y funcionan en ambas direcciones. Generalmente se establecen entre los supervisores líneas de comunicación informales, que no se indican en el organigrama y que a veces son más eficientes que las formales.

El organigrama de la obra deberá ser conocido por todo el personal, debido a expansión o contracción de las actividades o a cambios de personal puede ser necesario introducir cambios en la organización, en consecuencia, debe revisarse cada cierto tiempo e introducir las modificaciones necesarias.

Las funciones a realizar en una obra, sea esta grande o pequeña, son prácticamente las mismas. Por ejemplo, en el caso de las licitaciones, es necesario adjuntar un organigrama de trabajo para la obra, en la cual se tiene que especificar las especialidades que tiene cada obrero, o especialista, esto siempre depende del tipo de cada obra.

 

PROGRAMA FINANCIERO.

Para que un programa de trabajo se pueda cumplir, es indispensable contar con los fondos necesarios para hacer en las fechas previstas las adquisiciones del equipo, las instalaciones anexas, pago de sueldos, adquisición de materiales, etc. El programa de trabajo será, por lo tanto, la diferencia entre las sumas invertidas en las obras y las recibidas por parte de la entidad Contratante o financiadora por cancelación de los estados de pago, de dichos montos se tiene el capital de trabajo que se necesita para cada mes.

 

CONTROL DE AVANCE.

Si en la obra es indispensable tener un programa de trabajo para saber cuándo, con qué y cómo se ejecutaran las obras, es también importante, durante la construcción de esta, saber si se está realizando de acuerdo a lo programado. Para ello es necesario establecer un sistema de control que mantenga informado al Director de Obra, periódicamente, del avance efectuado en cada una de las actividades o ítems, a fin de que cualquier atraso o deficiencia en alguna de ellas pueda ser corregido a tiempo, ya sea aumentando el número de trabajadores, cambiando el equipo o corrigiendo en esa parte el programa de trabajo, si se constata que hubo un error de planeación y se pueda, por lo tanto, mantener en sus líneas generales el programa primitivo y cumplir con los plazos de entrega. Si estas correcciones no se hacen a tiempo es muy probable que no pueda continuarse con el programa de trabajo primitivo y deba estudiarse uno nuevo, cuya aplicación significará ciertamente trastornos y mayor costo de las obras.

 

CONTROL DE RENDIMIENTOS.

Si en una obra se pagara a los operarios las semanas completas sin llevar ningún control de los días faltados o de las horas no trabajadas, se diría que la obra esta totalmente sin control. Las máquinas o equipos que trabajan en una obra tienen costo de operación muchísimo mayor que el costo de un operador, por lo tanto, con mucha mayor razón debería decirse que una obra esta sin control si ni se lleva un control de los rendimientos obtenidos y las horas trabajadas para cada una de las máquinas que operan en la obra. Cada equipo deberá tener una hoja de vida para llevar el control de costos y la producción diaria obtenida y los totales por mes. Por ejemplo en el caso de la fabricación de hormigón en cualquier tipo de obra, se deberá obtener diariamente el consumo de cemento, el tiempo de revoltura de la mezcladora, el peso de cada agregado, la humedad de la arena, tiempo perdido, fallas, etc. Los gastos que estos controles originaran, son siempre una fracción del valor de las economías que se obtienen en la operación de equipo y en los otros trabajos relacionados con el. Por último, toda esta información tienen un gran valor para el estudio de los presupuestos de nuevas obras.

 

CONTROL DE COSTOS.

La industria de la construcción tiene, en lo referente a la determinación de los costos, una diferencia fundamental con respecto a la industria manufacturera.

Para hacer una comparación, la primera debe calcular sus costos y fijar su precio de venta antes de la ejecución de la obra, basado en supuestos no siempre son bien conocidos y dichos precios permanecen invariables durante toda la obra aunque ellos resulten inferiores a los costos reales, es decir, produzcan perdidas, en cambio la segunda establece sus costos y, por tanto, el precio de venta de los productos que elabora después de experimentar un proceso de elaboración que, generalmente, es repetitivo y puede, en cualquier momento, en que se haya producido una variación de los costos, aumentar sus precios de venta hasta que ellos remunerativos.

Un sistema de contabilidad de costos permitirá determinar, en cada momento de la construcción, qué ítems del presupuesto han sido mal calculados, es decir, sus costos reales son superiores a los previstos y de su análisis deducir las correcciones o modificaciones que hay que introducir en los métodos de trabajo, en los equipos, supervisión, sistemas de pago, etc., a fin de reducir las pérdidas a un mínimo.

La importancia o la extensión que se quiera dar a la contabilidad de costos quedará fijada al establecerse el sistema de cuentas, en otras palabras, al enumerar los ítems del presupuesto con sus divisiones y subdivisiones que se quieren establecer como cuentas para controlar cada uno de ellos, así como las cuentas que se abran o establezcan para controlar los costos de operación de los equipos y plantas de construcción, ya sea por grupos de equipos similares o individualmente para cada uno de ellos. El sistema de cuentas debe estar íntimamente relacionado con el presupuesto de la obra con el objeto de permitir, en cada ítem, una fácil comparación de los costos reales con las estimaciones originales del presupuesto.

Durante la construcción es probable que se estime conveniente crear nuevas divisiones o subdivisiones de los ítems establecidos así como eliminar o refundir algunos por no dar información de mayor interés. En una contabilidad de costos bien planeada estas modificaciones son muy simples de realizar. Al establecer una contabilidad de costos debe tenerse presente que ella es un medio para obtener cierta información útil para el control de la obra y para poder deducir de ella, en el momento oportuno, las correcciones o modificaciones de los métodos de trabajo que se están empleando y que en ningún caso es un fin.

En consecuencia, debe ser realista, simple y fácil de comprender por el personal que va a usar la información que ella proporcione y ser entregada puntualmente en las fechas establecidas. El atraso en su entrega puede significar un atraso igual en la toma de decisiones con perjuicio para la obra.